Kako to obično biva bez SharePoint-a

KK (Korporativne komunikacije)  je potreban  alat da sve vesti kompanijske, personalne, objave, fotografije dešavanja, proizvoda, fotografije team buildinga, kalendare dešavanje,  dokumente, objavi  kako bi zaposleni u firmi mogli da znaju šta se kod njih dešava. I naravno prvo što urade  zamole IT sektor, da im napravi interni sajt za njihove potrebe. IT koji je već dovoljno zatrpan odglavljivanjem zgužvanih papira i mućkanjem tonera, preko noći podigne web server, napravi intranet sajt sa par stranica, i preda ih KK službi na korišćenje. Sve izgleda super dok ne počnu da stižu zahtevi za izmenu sadržaja, jednog, pa drugog , pa malo slike, pa malo dokumenta, pa hoću da ovaj vidi ovo , a ona ono, a da samo ljudima iz Niša bude vidljiva ova vest, da ova žuta bude malo jača, a ja ne mogu da nađem proceduru….puf pant !“#!“#!$%$ i naravno onda IT admini počnu da traže drugi posao, a  KK nesrećni jer njihov sajt nije ažuran.

A možda bi moglo sve to da bude drugačije?

Većina kompanija ima podignut SharePoint, bilo da je Server ili Foundation.  Verovatno neka dokumenta stoje već na SP-u ili ga je IT digao kako bi se sa njim igrao. Ako nemate  SharePoint  onda verovatno imate pravo da ga koriste kroz neki od ugovora za licenciranje ili imate Windows Server, a  i to je dosta za SharePoint Fundation za početak.

OK, ali kako ovo pomaže Korporativnim komunikacijama ?

Pa recimo da uz malo napora možemo da iskoristio SP kao alat u službi KK.

Zamislite da vam IT kreira sajt, a da vi i vaš tim možete sami da upravljate njime, bez mnogo pomoći IT-ja.  Da sami možete da uredjujete i u potpunosti upravljate njim.

Vesti – Bilo da su kompanijske, lične , objave, šta god da je možete ih imati 1 ili 10 na stranici. Možete uređivati veličine i tip slova, dodavati slike u vesti, određivati  koja će vest biti aktuelna, usmeravati ko može da vidi te vesti a ko ne, slati vesti na odobrenje pre objavljivanja. Sve to sami u po dana ili noći, bez da zavisite od nekoga, a opet dovoljno jednostavno da ne morate da budete nuklearni inženjer (izvinjavam se svim nukleranim inženjerima ništa loše nisam mislio).

Fotografije – Biblioteka specijalno namenjena za odlaganje slike. Slike možete klasifikovati po raznim opisnim podacima, kako bi ih kasnije lako sortirali, filtrirali i pronašli.  Te iste slike možete iskoristi pri kreiranju neke vesti ili informativne stranince. Pored toga ostatku  kompanije omogućavate da  kada dođu ranije na poslao mogu da pogledaju kako su bili lepi na proslavi prošle Nove Godine.

Kalendari – Bilo da vam treba  kalendar sa rasporedom kompanijskih događaja ili aktivnosti,  ili  želite da proverite raspoloživost neke od sala za sastanke, SharePoint  vam može pomoći. Možete menjati poglede  dnevni, nedeljni ili mesečni . Lepa opcija  je što se kalendar povezuje  sa Outlook-om, tako da je nove događaje moguće dodavati iz Outlooka, a oni će se pojaviti na SP.

Dokumenta – Naravno SharePoint ne bi bio to što jeste kada ne bi imao mogućnost dodavanja raznih dokumenata u biblioteke. Možda ne treba baš svako da vidi sva dokumenta , zato su tu prava koja možete fino podešavati. Takodje vam je omogućena klasifikacija dokumenta po tipu, oblasti, kompaniji, a moguće je i dodati sopstvena polja kojim možete opisati dokumenta. Kao i kod galerija slika, sva dokumenta je moguće filtrirati, sortirati i pretraživati. Postoji opcija kreiranja i šablona koji  mogu olakšati kreiranje dokumenata.

Pretraga – Jednom kad broj vesti, dokumenta i slika postane veliki pomoć  je pretraga koja je sposobna da u roku od sekunde izbaci sve rezultate. Pretraga je dovoljno pametna da uđe u svaki Office dokument (Word, Excel, PowerPoint) ili PDF (ukoliko nije skeniran) i da prikaže rezultat koji se nalazi u samom dokumentu.

Jednom kada se spoje sve ove funkcije može se dobiti lepo rešenje koje bi moglo pomoći ljudima u korporativnim komunikacijama da svoj posao obave brže i lakše. Sa druge strani korisnici na jednostavan  način (korišćenjem web browsera) dobijaju najnovije informacije o dešavanjima u firmi i šire.

Tako da je eto jedne lagane ideje za ove vruće dane, kako se može iskoristiti SharePoint.