Exchange Online kao mail server u okviru Office 365 rešenja pored naprednih funkcionalnosti i dokazane pouzdanosti u radu ima i određena ograničenja koja treba uzeti u obzir prilikom aktivacije servisa i migracije sadržaja.

Prvo u nizu ograničenja odnosi se na veličinu poruka za slanje koje obuhvata sadržaj poruke, prilog i prateće opisne podatke, a koje ne može da prelazi 25MB. Pomenuta vrednost se ne može menjati, i u slučaju da pokušate da pošaljete poruku izvan ovog podešavanja, sistem će generisati Non-Delivery Report (NDR). Ograničenje na Office 365 je svakako neophodno iz razloga mogućeg negativnog uticaja na performanse i stabilnost celokupnog sistema.

Pojedinačni mailbox nalozi mogu da pošalju poruke na maksimalno 1500 e-mail adresa dnevno, pri čemu svaka poruka može biti adresirana na maksimalno 500 primalaca. U cilju zaštite od spam aktivnosti, Exchange Online ima integrisana dodatna ograničenja koja sprečavaju korisnike da šalju veliki broj poruka tj. omogućeno je maksimalno 30 poruka u minuti. Ukoliko se generiše veći broj zahteva za slanjem, kreira se red čekanja i automatsko preračunavanje potrebnog vremena za obradu zahteva.

Podrazumevana veličina mailbox-a iznosi 25GB što će verovatno zadovoljiti veći broj korisnika, ali postoji rešenje i za one zahtevnije, tačnije arhiviranje poruka uz dodatni prostor od 100GB. Predviđena je i mogućnost dodatnog zakupa prostora za potrebe mail servisa.

Ukoliko brišete poruke, svakako vodite računa da povrat obrisanih stavki može da se obavi u periodu od 30 dana, nakon čega se poruke automatski brišu.