Uz više ili manje uspeha, korporativni portali već godinama na različite načine šire korporativnu kulturu i glavni su alat menadžmenta, korporativnih komunikacija, HR sektora ali i svih zaposlenih koji žele da se informišu ili sarađuju sa ostalim kolegama.
Da bi bio uspešan, portal mora da privlači zaposlene, podržava svakodnevne aktivnosti, dobro odslikava vrednosti kompanije i najvažnije – pomogne ljudima da završe posao. Svakako najbitnija odrednica za sadržaj i organizaciju portala jeste veličina firme – po pravilu, što je firma veća, veća je i korist od portala.
Privlačenje zaposlenih
Borba za pažnju vodi se s praktično celim Internetom, dakle na prvi pogled, unapred je osuđena na neuspeh, ali ne treba se predavati – na Internetu nema ni izbliza svih potrebnih informacija i sadržaja za zaposlene, naročito za interna pitanja. Sekcije kao što su Interne poslovne i privatne vesti, Interni adresar zaposlenih, Pitajte menadžment, Rođendani, Najčešća imena i prezimena, razna glasanja zaposlenih za određene predloge (tim bilding), Radnik‑ca‑ci meseca, promocija raznih aktivnosti koje sponzoriše firma mogu privući pažnju većeg broja zaposlenih… Interni adresar u većini implementacija jedna je od najvrednijih i najposećenijih stranica na korporativnom portalu – u većim firmama često se desi da idete na sastanak s kolegom kojeg ne poznajete. Slika, pozicija, kompetencije, interesovanja, projekti na kojima je radio neke su od vrednih informacija koje vam dobar adresar može pružiti.
Svakodnevne aktivnosti
U svakoj firmi postoji niz formulara za rešavanje najrazličitijih potreba zaposlenih – nema razloga da se oni ne nađu na portalu. Osim formulara, portal je tipično mesto gde se može naći ne samo važeća poslovna dokumentacija već i automatizovati njena izrada kroz uređen proces preispitivanja i odobravanja (ISO dokumentacija, ugovori, konkursne dokumentacije, ulazna poslovna dokumentacija, delovodnici, razni pravilnici, priručnici i slična dokumentacija). Pretraga i indeksiranje po ključnim opisnim podacima naprosto se podrazumevaju, kao i prava pristupa u skladu sa ovlašćenjima i politikom firme.
Većina firmi u kontinuitetu realizuje eksterne i interne projekte. Na portalu kakav je MS SharePoint, za svaki projekat može se otvoriti zasebna lokacija za saradnju na projektu, s posebnim mestom za dokumentaciju, zajedničkim kalendarom aktivnosti, listom zadataka, prostorom za diskusiju i komentare. Uz mogućnosti istovremenog zajedničkog rada na Word dokumentima (co‑authoring), te povezivanja sa Outlook, OneDrive i drugim Office i Office 365 aplikacijama, zaposleni, gde god da se nalaze, imaju alate za kolaboraciju na nivou koji je do pre samo nekoliko godina bio predmet mašte u poslovnom okruženju.
Portal je moguće povezati i s postojećim izvorima podataka firme, na primer ERP ili CRM sistemima. Može se koristiti i kao front‑end za prikazivanje različitih izveštaja s podacima koji se osvežavaju iz svih povezanih sistema.
To je i mesto za vesti o zbivanjima u firmi, poruke menadžmenta ili predsednika, a vesti o društveno odgovornom poslovanju, raznim nagradama, priznanjima i dostignućima mogu u vrlo kratkom roku doći do svakog zaposlenog.
Pomoć radnicima da završe posao
Kako to najčešće biva, na dobre stvari ljudi se brzo naviknu. To shvatite kada je, na primer, portal nedostupan pa za nekoliko minuta telefon u podršci ne prestaje da zvoni – ne radi portal! Ili nemate portal, a dođe u menadžment neko ko je u prethodnoj firmi imao portal i ne veruje kako se mučite s najbanalnijim stvarima – takav menadžer obično kao prvi prioritet na kolegijumu iznese uvođenje portala za efikasnije obavljanje poslova u firmi. Mada implementacija zahteva vreme i resurse, dobit u brzini i efikasnosti na nivou cele firme u svakoj interakciji zaposlenog s portalom veoma brzo vrati investiciju.
Autor: Bojan Miljković, direktor proizvodnje softvera
Preuzeto sa: https://pcpress.rs/intranet-portal/ .
