Ako se nešto može smatrati izvesnim i sigurnim od trenutka kada se osnuje neko preduzeće, to je da će imati troškove (za prihode je to, nažalost, manje izvesno). Nema preduzeća koje je samo sebi dovoljno, što znači da određene inpute, kako bi to rekli ekonomisti, preduzeće mora nabaviti van organizacije, na otvorenom tržištu.
Svaku nabavku obavezno prati račun dobavljača, a ponekad i prateća dokumenta u vidu otpremnica, zapisnika o prijemu robe ili pružanju usluge, uvozne dokumentacije i slično. Taj skroman dokument koji postoji već milenijumima predmet je pažnje većeg broja zainteresovanih strana: države, dobavljača, naših internih korisnika, magacina, nabavke, rukovodilaca, administracije, finansija, računovodstva, arhive…
Kako to „ide”?…
Pre svega, zakon nalaže da se utvrdi i evidentira datum prijema dokumenta od strane dobavljača (obično ručnim unosom u knjigu ulaznih faktura osnovnih podataka, delovodnog broja i datuma na račun dobavljača). Zakonodavac traži i da se knjiže samo ispravna i kontrolisana dokumenta (da se zna ko odgovara u slučaju greške) i to u roku ne dužem od pet dana od dana prijema. Firma traži da se knjiže i plate samo dokumenta koja odobre odgovarajući rukovodioci i zaposleni (da se plati samo šta je isporučeno i samo onoliko koliko je dogovoreno) i da se trošak knjiži na vrstu i mesto gde pripada. Dobavljač bi uglavnom želeo uplatu na svoj račun što pre. Dakle, puno legitimnih zahteva.
Kako se ovi navedeni zahtevi realizuju ako fakture putuju između deset prstiju kroz firmu, najbolje se vidi kada dobavljač pozove da pita šta je s njegovom fakturom. Potreban je ozbiljan napor i vreme da se pruži odgovor. U redu, tako se radilo godinama i to što je firma puna samohranih fioka i što nas dobavljači malo čekaju teško da može da opravda resurse za unapređenje. Međutim, postoje i malo skriveniji aspekti, tačnije troškovi.
Potrebno je vreme da se nađe faktura. Za svaku potragu se troši i vreme kolega koji treba da prođu kroz svoje neobrađene fakture da bi videli da li je kod njih ili su je već predali dalje. Osim toga, nisu sve fakture iste. Za neke možemo dobiti popust ako ih platimo ranije i izgubiti popust ako su zaboravljene u nečijoj fioci. Za neke možemo platiti penale ako ih ne izmirimo na vreme. Ako ljudi upisuju rukom mesta i vrste troška na račune dobavljača, mogućnost greške je značajna i ima svoju cenu u vremenu za storniranja i ponovljena knjiženja. Ako naše finansije ne znaju da dolazi neka velika faktura, mogu doneti pogrešnu odluku u vezi s upravljanjem tekućim tokovima novca i grešku platiti cenom pozajmice od banke.
Digitalizacija likvidnost čuva
Ako se pronalazite u nekom od redova iznad, verovatno ste kandidat za digitalizaciju i još verovatnije ste već razmišljali o tome… Postoji zaista velika ponuda rešenja na tržištu. Ako imate manji broj dokumenata, relativno plitku strukturu odobravanja i Microsoft Office 365 platformu, izazov se elegantno može rešiti implementacijom SharePoint Online i Power Automate platformi. Za ozbiljniji broj dokumenata i složeniju strukturu, potrebno je i nešto ozbiljnije rešenje…
eLikvidatura firme Extreme je rešenje koje bi svakako trebalo da uzmete u obzir. Namenjeno srednjim i većim firmama s većim obimom dokumenata, pokriva ceo proces odobravanja, od inicijalne digitalizacije pa sve do završnog knjiženja. Reč je o softveru s jednostavnim interfejsom, optimizovanim za brzu i efikasnu obradu većeg broja dokumenata i naprednim funkcionalnostima za najefikasnije moguće obavljanje poslova obrade i kontrole ulaznih finansijskih dokumenata.
U fazi prijema, dokumenti se s većeg broja lokacija skeniraju u sistem i automatski numerišu tako da se potpuno ukida potreba za ručnim unosom i uopšte vođenjem knjige ulaznih faktura. Papir se dodiruje samo jednom i odlaže u arhivu. Integracijom sa ERP sistemom obezbeđuje se unos dela inicijalnih podataka, pre svega iz tabela dobavljača i porudžbenica (ako postoje).
Nakon što zaposleni na prijemu opredeli dokument (faktura direktne ili indirektne nabavke), vrši se formalna kontrola validnosti fakture s ciljem utvrđivanja prisustva svih zakonskih elemenata za knjiženje. Neispravne fakture se označavaju i traže od dobavljača nove. Ispravne fakture treba, nakon formalne, da prođu i suštinsku kontrolu. To u praksi znači da predstavnici sektora direktne nabavke potvrde da je roba primljena, iznos odgovara ugovorenom s dobavljačem i da je trošak raspodeljen na odgovarajuće nosioce. Kada je reč o direktnoj nabavci, najčešće se u tom sektoru vrši i završno knjiženje dokumenata i fakture dobavljača označavaju spremnim za plaćanje.
Za rukovodioce sektora koji su nosioci troškova indirektne nabavke, osim potvrde realizacije posla, potreban je i dodatni korak klasifikacije vrste troška i mesta troška (odnosno nosilaca troška ako je primenljivo). Integracijom sa ERP sistemom rukovodiocima se može uvek ponuditi ažurna lista vrsta, mesta i nosilaca troška, čime se ubrzava rad i smanjuje mogućnost greške.
Nekada je u složenijim nabavkama potrebno uključiti zaposlene iz drugih sektora za poslove suštinske kontrole. Za te namene je obezbeđen mehanizam dodatnih potpisnika.
Integracija u sistem kompanije
Kada se završe sve formalne i suštinske kontrole za račune indirektnih nabavki, obično se u finansijama i računovodstvu još jednom proveravaju uneti podaci kako bi se izbegle materijalne greške. Kada prođu i tu poslednju proveru, dokumenti se knjiže u ERP sistemu i stavljaju na listu dokumenata odobrenih za plaćanje. Završnom integracijom se može obezbediti razmena podataka na relaciji ERP-eLikvidatura s ciljem da se u ERP prebace poznati podaci i spreme dokumenti za knjiženje, kao i da se obezbedi link ka samom dokumentu tako da se direktno iz ERP-a može videti faktura dobavljača po kojoj je izvršeno knjiženje.
Sve vreme trajanja procesa, svi ovlašćeni korisnici lako mogu da vide gde trenutno stoji svaki od dokumenata i gde su prethodno bili u obradi i ko ih je odobrio. Transparentnost procesa i brzina protoka dokumenata je neuporediva u odnosu na ručnu distribuciju papirnih faktura.
Pretraga i filtriranje se vrše lako po nekoliko ključnih parametara, a u slučaju dolaska inspekcije se vrlo lako može pronaći dokument i staviti na uvid ili odštampati ako je potrebno.
Elektronske fakture, kojih ima sve više, predmet su istih zakonskih obaveza kao i papirne. Ključna razlika je da se one ne digitalizuju, a ostatak procesa je u eLikvidaturi potpuno isti kao i za papirne.
Za naprednije korisnike, moguće su i implementacije najnovijih tehnologija, kao što su veštačka inteligencija i RPA automatizacija, za brži unos podataka. Uštede vremena su zaista značajne u svim koracima i fazama, manji broj ljudi može obraditi isti ili veći broj dokumenata.
I na kraju, kada vas opet pozove dobavljač da pita šta je s njegovom fakturom, možete da ga zamolite da sačeka par sekundi, pogledate u eLikvidaturu kažete mu dokle je stigla i kada očekujete da će biti plaćena. I vratite se odmah važnijim obavezama zbog kojih i dolazite svaki dan na posao.
Preuzeto sa: https://pcpress.rs/elikvidatura-pokretna-traka-za-ulazne-fakture/.
Autor: Bojan Miljković, direktor razvoja kompanije Extreme
