Brža i modernija asistentkinja u procesu ugovaranja – eSekretarica uskoro i na Cloudu

Dok naša nova eSekretarica leti ka oblaku (nova Cloud verzija), prisetimo se šta je sve mogla dama koja je sa obe noge čvrsto stajala na zemlji (on-prem verzija).

Sve ove godine brinula je da vaš proces ugovaranja teče nesmetano i da se poštuju procedure, bila je isključiva po pitanju toga ko i kada ima pravo da menja ugovor, vrlo jasna u definisanju šta je čija odgovornost, takođe nemilosrdno iskrena u izveštavanju – kod koga se ugovor trenutno nalazi na odobrenju i koliko dugo (“gde je zapelo?”) i da ceo trud ne bi bio uzaludan pažljivo nadzire i izvršenje ugovora.

eSekretarica nije samo softver, već pametan i lojalan saradnik koji će vam pomoći da lakše ostvarite svoje ciljeve i unapredite svoj biznis. Ona je ta koja zna:

• kako da ugovori ne budu prepreka već sredstvo za postizanje cilja,
• kako da se vaši najvredniji zaposleni bave suštinom, a ne formom,
• kako da se vaši pravnici bave pravom, a ne pravnom administracijom,
• kako da se vaš HR bavi regrutacijom najboljih ljudi, a ne popunjavanjem tipskih ugovora,
• kako da se vaša prodajna sila fokusira na pronalaženje novih klijenata i pregovaranje, a da im pri tom ništa ne stoji na putu ostvarivanja prodajnih rezultata,
• kako da preispitivanje i usaglašavanje ugovora nabavke i prodaje između različitih sektora bude brzo i efikasno.

Ne brinite, sve one osobine zbog kojih ste je toliko voleli nismo menjali i dalje je jednostavna i efikasna, ali malo modenija, lepša i pristupačnija.

Mlada ili stara, moderna ili konvencionalna, eSekretarica i dalje obezbeđuje sigurnost, transparentnost, kontrolu procesa ugovaranja ali i praćenje izvršenja ugovora.

Dok zvanično ne objavimo koje su sve nove mogućnosti devojke sa Clouda, podsetimo se u tekstu u nastavku zbog čega smo je zavoleli.

Brižna eSekretarica

Da li vam se desilo da pošaljete ugovor na usaglašavanje (komentarisanje) i da predugo čekate na odgovor druge strane? Koliko često dobijete odgovor da se ugovor negde „zaturio“ i budete zamoljeni da ga prosledite ponovo? Nije baš efikasno, a ni profesionalno, zar ne?

Kompanije se često ne bave evidencijom koliko se vremena svih učesnika u procesu potroši za jedan kompletan ciklus odobravanja. Za svaki ugovor proces se ponavlja iako su u većini slučajeva ugovori tipski i odobravanje se izvršava na sličan način. S druge strane, preispitivanjem i odobravanjem bave se ljudi na važnim pozicijama kojima je vreme dragocen resurs.

Kako izgleda preispitivanje ugovora na „tradicionalan“ način?

Najčešće je tu Word kao alat za kreiranje samog dokumenta, kao i Outlook (ili neki drugi mail klijent), kao mesto gde nosilac posla (kreator ugovora) pretražuje po mail‑ovima i prilozima komentare i odgovore svih kolega koji učestvuju u procesu preispitivanja, objedinjuje ih na jedno mesto, šalje ponovo na dodatne konsultacije itd. On mora da isprati da li mu je i kada mu je svaki kolega odgovorio, šta je izmenio, mora da vodi računa da li ima uvek poslednju verziju dokumenta, kao i da li je neki sektor naknadno izmenio nešto što je drugi sektor već odobrio. Prilično težak zadatak i sporo izvršenje.

Ukoliko stavimo prst na čelo i uzmemo digitron u ruke, doći ćemo do prilično interesantnih cifara o dodatnom vremenu koje zaposleni investiraju u odnosu na scenario u kome bi koristili poslovno rešenje koje se bavi preispitivanjem ugovora. Kada imamo podatak o vremenu koje bi zaposleni uštedeli, kao i informaciju o njihovim platama, jednostavno izračunamo koliko nas „tradicionalan“ način rada košta više, svakog dana.

Kako eSekretarica pomaže u preispitivanju?

eSekretarica je softverska aplikacija za uređeno preispitivanje ugovora koja pruža podršku kompletnom procesu internog odobravanja ugovora pre potpisivanja, štedi vreme svim učesnicima u procesu, podiže transparentnost na najviši nivo i stavlja u ruke menadžmenta kontrolu nad celim procesom.

Svi korisnici eSekretarice imaju mogućnost da vide gde se nalazi dokument (ko se čeka i kod koga stoji posao), da pogledaju kompletnu istoriju svih komentara svojih kolega (ili službi) koji su učestvovali u procesu, da zajedno s kolegama (istovremeno) rade na kreiranju ugovora i slično. Neke od opcija koje bismo istakli jesu korišćenje predefinisanih šablona ugovora, procesi za preispitivanje i odobravanje ugovora, zamena učesnika, istorija praćenja procesa, lista nezavršenih zadataka, podsetnici o rokovima, upravljanje pravima pristupa, usaglašavanje partnerske strane, konsultacije… Osim podrške procesu preispitivanja, ovo rešenje nudi i modul koji čuva bazu svih ugovora s mogućnošću pretraživanja, klasifikacija, povezivanja s drugim dokumentima, praćenja rokova, kao i hard‑copy verzije.

Kome je namenjena?

eSekretarica je namenjena svim kompanijama koje preispituju više od jednog ugovora dnevno i u čijem preispitivanju učestvuje više od jednog sektora. Licencira se po broju korisnika.

Koje su prednosti eSekretarice?

Produktivnost svih učesnika u procesu podiže se na viši nivo, preispitujemo po proceduri (što je sigurnije nego mail‑om), znamo u svakom trenutku gde nam stoji posao za svaki ugovor koji se preispituje, imamo trajni i trenutno dostupni dnevnik sa preispitivanja svih ugovora (sve komentare i izjave o saglasnosti), pristup s bilo koje lokacije, jednostavan interfejs i na lak način edukujemo nove zaposlene da koriste aplikaciju. Rešenje je u poslednjoj verziji postalo fleksibilnije pa nam dolazi mogućnost zamene ukoliko odsustvujemo s posla (kolega koga imenujemo za zamenika preuzima sve naše obaveze) ili ukoliko nam se u toku preispitivanja ukaže potreba da konsultujemo još nekog kolegu ili pak ceo sektor, možemo da ih uključimo i zatražimo pomoć.

eSekretarica nam obezbeđuje sigurnost i kontrolu celog procesa, od kreiranja dokumenta do konačnog odobravanja i potpisivanja. Obezbeđuje nam uniformne obrasce i šablone, transparentnost, kao i odgovornost svakog učesnika u procesu.

Na kraju, kao veoma bitnu opciju ističemo mogućnost merenja i kontrolisanja efikasnosti procesa. Možemo da generišemo izveštaje o efikasnosti po korisniku, organizacionoj celini ili kompaniji. Podizanje svesti pojedinca utiče na sveukupnu produktivnost.