U vreme pisanja ovog teksta, ostalo je nešto malo više od dva meseca do stupanja na snagu zakonske obaveze svih PDV obveznika u Srbiji na korišćenje javnog Sistema za elektronske fakture (popularno nazvanog SEF) za dostavu računa u privredi.
Za račune gde je kupac javni sektor, SEF se već koristi skoro šest meseci i sistem je izgleda spreman za upotrebu koliko to može biti. Koliko je privreda spremna za SEF?
Ako pitate autora teksta, spremna je šaroliko, a opšti je konsenzus da će biti spremnija početkom naredne godine, ako ni zbog čega drugog, zbog toga što od pune primene SEF-a postoji više potencijalno pozitivnih od onih drugih posledica po privredu, čak i za one subjekte koji će sistem koristiti u rudimentarnoj formi kroz vizuelni interfejs SEF-a besplatno datog od države.
Ukoliko vam sve ovo izgleda zanimljivo, treba da pogledate kako može da pomogne domaći softver pod nazivom eLikvidatura
Pre svega, brojna sadašnja pitanja oko dostave računa i raznih pratećih ulaznih i arhivskih evidencija više neće biti predmet briga, gubljenje računa preći će u stare anegdote, brzina dostave je skoro trenutna…. Na drugoj strani vage SEF korisnosti stoji vaša obaveza da se prijavite na SEF sistem i u skladu sa zakonom izdajete vaše izlazne, a vaše ulazne račune odobravate ili odbijate u sistemu.
Računi, računi…
Naš fokus u ovom tekstu su uglavnom potrebe i mogućnosti trgovinskih, uslužnih i proizvodnih firmi sa srednjim i većim brojem ulaznih računa koje su do sada odobravale papirne ili (u boljem slučaju) e-mail-om primljene ili skenirane račune dobavljača i slale ih na završnu lokaciju s natpisom ili e-mail adresom „Računovodstvo” ili „Nabavka”.
Ako imate manji broj računa ili već imate neki DMS sistem za odobravanje računa sa automatskom SEF podrškom, u vašem poslovnom okruženju u ovom kontekstu stvari se neće mnogo promeniti. Ako međutim imate veći broj računa i nemate DMS sistem, mogao bi vam zatrebati uskoro aranžman s nekom od studentskih zadruga ili agencija koje posreduju u zapošljavanju ljudi na ručnom unosu podataka. Ili biste mogli da za, dosta manje novca u zbiru, nabavite softver koji bi dobar deo posla obavljao umesto vas, automatski.
Ulazni računi se i dalje, po Zakonu o računovodstvu, pre knjiženja moraju prekontrolisati i odobriti kako bi se obezbedila zakonitost i tačnost poreskih i drugih bilansnih pozicija u izveštajima firme. U srednjim i većim firmama s većim brojem ulaznih računa, ovaj proces podrazumeva dosta manuelnog rada podložnog ljudskim greškama, ručnog unosa veće količine podataka, ljudske brige o poštovanju internih firminih procedura odobravanja, neprekidnu potragu za računima po fiokama, folderima ili e-mail-ovima i nezaobilaznu formalnu i suštinsku kontrolu računa (da li ima sve zakonske elemente i da li račun verno predstavlja obaveze iz ugovorenog posla kao i da li je taj posao obavljen). SEF bi za sve ove firme i ljude mogao da se od donosioca par novih koraka po svakom računu na relativno stare patnje, pretvori u spasioca i vesnika digitalizacije kompletnog procesa upravljanja ulaznim računima. Kako?
Sa SEF-om na pozitivnoj strani vage postoji i vrednost da su svi podaci o fakturama u SEF-u, uključujući i linije redova na fakturi dobavljača, u računarski čitljivoj standardnoj (XML) formi.
Uklonimo uska grla
Ovo nam omogućava da suštinski unapredimo (tehnički gledano – potpuno preskočimo) tradicionalno neefikasan i spor manuelni proces evidentiranja ulaznih računa, jer već dobijamo raspoložive pouzdane podatke koji je to dobavljač, PIB, datume izdavanja i prometa, ukupan iznos računa, poreske stope, iznose i količine i vrste roba/usluga po stavkama, u idealnom slučaju i broj porudžbenice ili ugovora po kom je posao realizovan.
Za najefikasniji mogući proces obrade ovih podataka pre knjiženja, potrebno je da ih serviramo kao ulaz u proces klasifikacije, kontrole i odobravanja i to tako da čoveku ostavimo samo one poslove koje računari i softveri još uvek ne mogu dobro da urade (da kažu da li je neka usluga pružena ili roba isporučena).
Da bismo ovo pripremili, potrebno je da obezbedimo integraciju sa SEF sistemom i automatsko preuzimanje svih postojećih podataka o pristiglim računima dobavljača za naše pravno lice.
A da bismo podršku procesu sproveli, dovoljno je da pogledamo u naše sadašnje putanje odobravanja i knjiženja računa i mapiramo ih na odgovarajući način u softversku podršku tako da bi se, s jedne strane, obezbedilo da proces ide baš onako kako je u našoj firmi propisano, a s druge, da se ljudi istovremeno oslobode brige da sami misle o procesu i odgovaraju stalno na pitanje gde-kome dalje račun treba da pošalju na odobrenje i plaćanje.
Ako želimo dalje da pojednostavimo stvari za naše interne odobravače, ako sa određenim dobavljačem imamo samo određenu vrstu saradnje, onda čak možemo i da predefinišemo nosioca i vrstu troška za datog dobavljača. Tamo gde toga nema, korisnicima možemo pružiti padajuću listu sa izborom nosilaca i vrste troška u skladu s kontnim planom firme i time obaviti pripremu podataka koja bi u dobro postavljenom sistemu zajedno sa integracijom s vašim ERP poslovnim softverom, mogla znatno olakšati i ubrzati knjiženje računa dobavljača i greške svesti na objektivan minimum.
Potreban je pravi alat
Po završnom odobrenju u DMS sistemu, kada je jasno da je račun ispravan i da će biti proknjižen i plaćen, potrebno je da našeg dobavljača automatski, bez odlaska na sam SEF sistem, obavestimo da je račun odobren i time ispunimo svoju zakonsku obavezu, za koju je inače propisan rok od 15 dana. Ljudima koji odobravaju račune možemo posebno skrenuti pažnju na račune koji se približavaju zakonskom roku za odobravanje i time sprečimo moguću neprijatnost da nas dobavljači zovu da pitaju zašto im je odbijena ispravna faktura i da li očekujemo da će sve račune ka nama morati dva puta da izdaju.
Sa SEF-om na pozitivnoj strani vage postoji i vrednost da su svi podaci o fakturama u SEF-u, uključujući i linije redova na fakturi dobavljača, u računarski čitljivoj standardnoj (XML) formi
Za efikasnost i uštedu vremena potrebno je da korisnicima omogućimo da lako mogu da nađu račune po dobavljačima, po statusu, datumu, da mogu lako da vide komentare i priloge prethodnih učesnika u procesu odobravanja, idealno i da odobre račune s mobilnog ili e-mail-a.
Ukoliko vam sve ovo izgleda zanimljivo, treba da pogledate kako može da pomogne domaći softver pod nazivom eLikvidatura.
Ako se vratimo na početak naše priče, matematika može biti dosta jasna. Jer, troškovi i sada postoje, bili ih ljudi svesni ili ne. Čovek koji radi samo to, može za radno vreme da prekuca dnevno prosečno oko 90 jednostavnih faktura. Minimalna zakonska bruto zarada mesečno u Srbiji je oko 400 evra po osobi. Za 2,5 odsto ovog iznosa možete dobiti mesečno pravo na korišćenje eLikvidature za jednu osobu, imati trenutno prekucane sve fakture bez grešaka i ostaviti raspoloživim 97,5 odsto vremena te osobe da se bavi produktivnijim stvarima u firmi, koje softver iz bilo kog razloga ne može da uradi. Između ostalog, da se više fokusira na odobravanje ili za par sekundi, bez gubljenja vremena ostalih svojih kolega na potragu, pruži dobavljaču informaciju gde je trenutno faktura i kada će biti odobrena.
Preuzeto sa: SEF i eFakture su spremni za vas, da li ste vi spremni za njih? | PC Press.
