Skoro sam čuo od kolege njegova iskustva iz firme u kojoj je radio da su u IT sektoru SharePoint šaljivo zvali FTP for Dummies (bez želje da uvredim ikoga) i mogao bih da potvrdim da je u velikom broju implementacija to tačno.Postavlja se pitanje da li bi moglo da bude drugačije?
Kako to obično biva, IT se dokopa novog proizvoda i svi ushićeni jedva čekaju da instaliraju novi proizvod o kome su čuli hvalospeve kako može sve i svašta: kako će jednim udarcem rešiti sve probleme u komunikaciji, saradnji, produktivnosti, kako će menadžment pronaći novi servis bez koga se ne može itd..
Nakon burne instalacije koja u novijim verzijama obično prođe ok, dolazi do onog velikog koraka kreiranja prvog SharePoint sajta. Tu se malo razmišljamo i gledamo ponuđene predložke (Template sajtova) koji imaju pompezna imena, očekujući da će nakon narednog klika svi naši problemi vezani za dokumentaciju nestati i to sve nakon što kreiramo Document Centar.
E, tek nakon ovoga kreće prava borba. Savladali smo instalaciju, konfiguraciju, visoku dostupnost, povezivanje preko interne, spoljne adrese, obezbedili SSL pristup, backup i još mnoge tehničkih stvari da bismo budućim korisnicima omogućili nesmetan rad, ali….
Šta se dešava? Pozovemo par korisnika koji imaju dara za računare ili makar to vole i predstavimo im novi SharePoint sajt. Onda idu pitanja: „A je l’ može da se promeni tema?“, „Je l’ mogu da stavim svoju sliku?“, „A ja sad kad stavim dokument ne mogu da ga prevučem u novi folder.“, „A u čemu je razlika između toga da mi dokument stoji na fajl šeru gde mogu da prevlačim dokumente iz foldera u folder, gde mogu lako da stavim dokument u prilog emajl poruke, gde lako mogu da preimenujem fajl u odnosu na ovo?“, “Ja nemam dozvolu da obrišem!“, „Jao, super web sajt!“. Tu nastaje problem- SP nije mail server gde se korisnici sada već od malih nogu (je l’ neko rekao FB?) navikavaju da koriste mail kao normalno sredstvo komunikacije. Ukoliko od korisnika očekujemo da svoja dokumenta odmah stavljaju u SP umesto na fajl šer grdno se varamo. Korisnici su mukotrpno i dugo kreirali strukturu foldera i fajlova koja je samo njima poznata i uglavnom samo oni mogu da se snađu. Ako im neko promeni taj raspored nastaje haos. Zato nije pametno da ta dokumenta samo premestimo na SP. SP ne možemo tek tako dati korisnicima i nadati se da će sam od sebe da zaživi.
Potreban nam je drugačiji pristup ako želimo da SP u našoj organizaciji zaživi kao „fajl šer“.
Za početak trebalo bi videti navike naših korisnika: kako kreiraju dokumenta, kako rade zajedno na njihovoj izradi, pa čak i kako daju imena dokumentima.
Zašto je ovo bitno? Da bi pridobili korisnike moramo im postepeno predočiti pogodnosti SP. Ako im nabacamo sve mogućnosti odjednom, teško da će bilo šta zapamtiti i na kraju će se opet sve svesti na klasičan fajl šer. Već bismo mogli da počnemo sa lepom opcijom zajedničke saradnje na jednom Word dokumentu. Ukoliko im pokažete da koristeći Word i SP 2010 mogu u isto vreme da rade na jednom istom dokumentu i da ga u isto vreme menjaju, dobićete njihovu pažnju. Nakon toga im pokažete opciju da mogu da gledaju kompletnu istoriju verzija dokumenta i da mogu da se vrate u bilo koji stadijum nastanka dokumenta. Kada ovo savladaju na red dolazi opcija “Pretplate na obaveštenja o izmenama“ (Alerts). Sa ovom opcijom pažljivo, inače ćete imati osećaj da vas SP spamuje. Morate biti umereni u svemu (kao sa slatkišima). Nakon toga uvedete par novih kolona koje opisuju verzije , status i tip dokumenta i rešili ste se kilometarskih imena fajlova, a korisnicima pokažete kako efikasno mogu da filtriraju dokumente. Na kraju, kada su svi dokumenti tu, bilo da ih ima 10tak ili par hiljada dolazi na red Pretraga koje će izvući traženu reč iz samog tela dokumenta u roku od par sekundi. U vašem mozgu će se osloboditi deo memorije koja je do sada služila za pamćenje lokacija svih fajlova i putanja u fajl šeru, a sigurno ćete naći bolji način da je iskoristite.
Ovo je dovoljno za početak da se ljudi zainteresuju da predju sa fajl šera na SharePoint. Čim osete malo pogodnosti, sami će da traže od vas još novih opcija i mogućnosti. Na vama je samo da ih lepo upakujete i servirate. Da ne pomislite da je sve tako šareno ipak ćete i dalje video materijal i fajlove veličine od par giga stavljati na fajl šer, ali polako doći će i za njih bolje vreme.
Naravno, za ovo je potrebno malo istupiti iz klasičnog razmišljanja IT profesionalca i malo se staviti u poziciju korisnika, ali se na kraju isplati rizik „izlaska iz kutije“.
Na kraju možda SP i ispadne bolji od običnog FTP for Dummies .